Logistiek

Van aanvraag naar offerte in minuten, niet dagen

Logistiek MKB, 18 medewerkers

binnen minuten eerste reactie op een aanvraag

De situatie

Aanvragen kwamen binnen via een formulier en per e-mail. De binnendienst pakte ze op zodra er tijd was, soms pas een dag later. In een markt waar klanten meerdere offertes tegelijk opvragen, betekende elke dag vertraging een kleinere kans op de opdracht.

Wat ik bouwde

Ik bouwde een koppeling tussen het aanvraagformulier, hun e-mail en het bestaande planningssysteem. Een binnenkomende aanvraag wordt direct gecontroleerd op volledigheid, krijgt automatisch een bevestiging met indicatie, en wordt als taak klaargezet voor de juiste collega met alle gegevens er al bij.

Het resultaat

De eerste reactie naar een klant gaat nu binnen enkele minuten de deur uit in plaats van na uren of een dag. De binnendienst begint elke offerte met de gegevens al ingevuld, zonder overtypen. In het eerste kwartaal won het bedrijf opdrachten die het naar eigen inschatting eerder was misgelopen.

“We reageren nu sneller dan partijen die drie keer zo groot zijn. Klanten merken dat.”Operationeel manager, logistiek MKB

Dit is een geanonimiseerde weergave van een echt project. De cijfers en aanpak kloppen, de bedrijfsnaam laten we op verzoek weg. Wil je weten of iets vergelijkbaars bij jou kan? Plan een Automation Scan, dan kijken we samen waar de tijd weglekt.