Welke taken kun je als MKB-bedrijf het eerst automatiseren?

De vraag die ik in bijna elk eerste gesprek krijg: "waar beginnen we?" Begrijpelijk. Als je eenmaal ziet dat werk geautomatiseerd kan worden, lijkt opeens alles een kandidaat. Maar niet elke taak is het waard. En een paar leveren binnen weken al tijd op.

Begin bij wat zich elke week herhaalt

De beste eerste automatisering is saai. Het is de taak die iemand elke maandagochtend doet, op precies dezelfde manier, zonder dat er een beslissing aan te pas komt. Denk aan facturen aanmaken na een afgerond project. Ordergegevens overtypen van e-mail naar je systeem. Diezelfde maandrapportage in elkaar zetten.

Drie dingen maken zo'n taak geschikt:

• Het gebeurt vaak. Eén keer per kwartaal is zelden de moeite waard. Elke dag wel.
• De stappen liggen vast. Als jij de regels kunt opschrijven, kan een systeem ze volgen.
• Een fout kost geld of tijd. Een verkeerd overgetypt bedrag, een gemiste opvolging. Daar zit de echte winst.

Lead-opvolging staat bijna altijd bovenaan

Als je klanten binnenkomen via aanvragen, is dit meestal de eerste die ik aanraad. Niet omdat het technisch het makkelijkst is, maar omdat het direct omzet raakt.

Een aanvraag die om negen uur 's avonds binnenkomt en pas de volgende ochtend wordt opgepakt, is vaak al een verloren aanvraag. De klant heeft ondertussen bij twee anderen aangeklopt. Een systeem dat binnen minuten bevestigt, kwalificeert en een afspraak voorstelt, wint die klanten terug. Dat verschil is meetbaar.

Wat je beter nog even laat liggen

Niet alles is een goede start. Taken waar veel uitzonderingen in zitten, of waar elke keer een menselijk oordeel nodig is, kosten meer om te automatiseren dan ze opleveren. Begin daar niet. Bouw eerst de saaie, voorspelbare dingen, en gebruik de tijd die vrijkomt om de lastigere later aan te pakken.

Hoe je het in kaart brengt

Houd een week bij waar je team tijd aan kwijt is. Niet tot op de minuut, gewoon grof. Welke taken komen steeds terug? Welke daarvan volgen vaste stappen? Zet die op een rij, schat per taak in hoeveel uur per maand erin gaat zitten, en je hebt vanzelf een volgorde.

Dat is precies wat ik in een Automation Scan doe, alleen dan samen en met een rapport eronder. Maar je kunt vandaag al beginnen met meekijken.