Wat die ene handmatige taak je echt kost per jaar
Acht uur per week, tegen vijfendertig euro per uur alles erbij. Het voelt als niets terwijl het gebeurt. Over een jaar komt het op ruim twaalfduizend euro, voor één taak die niemand ooit heeft besloten te doen. Cijfers van het ene scherm op het andere overtikken. Bestellingen uit de mail overkloppen. Elke maand diezelfde drie betaalherinneringen sturen. Het begon ooit, stopte nooit meer, en nu hoort het bij het meubilair.
Juist daar kijk ik het liefst naar, precies omdat niemand het in twijfel trekt. Als ik een ondernemer vraag wat zo'n taak hem kost, haalt hij meestal zijn schouders op, want het komt nooit als een rekening binnen. Het gaat eraf als een uur hier en een middag daar, stilletjes betaald in iemands loon, en op geen enkel moment telt iemand het op.
Pak één taak die jij of iemand in je team de meeste weken met de hand doet, en zet de twee balkjes.
Alles erbij betekent salaris plus belasting, vakantiegeld en de rest, dus een uur van €35 is een vrij normaal administratie-uur. Een ruwe richtlijn, geen offerte.
Bij veel bedrijven komt dat boven de tienduizend euro per jaar uit, voor één taak. Ik heb ondernemers stil zien worden bij dat getal, want ze kwamen binnen met "is dit een paar honderd euro van mijn tijd waard om op te lossen", en het eerlijke antwoord is dat ze al die tijd een stuk salaris betaalden om het op de trage manier te blijven doen.
Zodra je het zo ziet, klapt de beslissing om. De vraag was nooit "is dit het gedoe van automatiseren waard". Het is "waarom betaal ik elk jaar, voor altijd, om dit met de hand te blijven tikken". Zo'n taak laat zich meestal één keer wegbouwen, voor een paar duizend euro, en daarna draait hij gewoon. De rekenhulp geeft je een ruwe terugverdientijd, en voor dagelijkse taken is dat maanden, geen jaren.
De neiging is om de grote, spannende klus te automatiseren, de kwartaalrapportage of de eindejaarsstress, omdat die belangrijk voelt. Maar het geld zit niet in de grote klus. Het zit in dat kleine, saaie ding dat je elke week zonder nadenken doet. Een klusje van tien minuten dat je dagelijks doet kost je over een jaar veel meer dan een halve dag werk die twee keer langskomt. Saai en vaak wint van groot en zeldzaam.
Je hoeft ze ook niet allemaal te vinden. Eén taak, die het meeste opslokt en het minste teruggeeft, is genoeg om mee te beginnen. Haal die van je bord en je hebt echte uren en echt geld vrijgemaakt, en je hebt een schoon voor-en-na om de volgende aan af te meten.
Het balkje is een gok. Wil je het echte bedrag voor je eigen week, dan is daar de gratis scan voor.