Wat kan AI écht voor je bedrijf doen (en wat niet)

Bijna elke ondernemer die ik spreek wil tegenwoordig 'iets met AI'. Ze hebben ChatGPT geprobeerd, ze lezen over slimme agents die het werk overnemen en ze hebben het gevoel dat ze de boot missen als ze niets doen. Een deel van die hype is ook echt terecht, want de technologie is de afgelopen jaren indrukwekkend goed geworden. Maar als ik doorvraag waar ze AI dan precies voor willen gebruiken, blijft het meestal stil.

Daar zit wat mij betreft het echte probleem. Niemand twijfelt er nog aan dat AI krachtig is, de vraag is alleen waarvoor je het inzet. Kunstmatige intelligentie is namelijk geen eindbestemming maar gereedschap dat voor de ene klus precies past en voor de andere volkomen ongeschikt is.

AI past niet op elke taak

Neem de kosten. Het gebeurt regelmatig dat bedrijven een zwaar AI-model loslaten op werk dat een eenvoudig stukje software net zo goed afhandelt. Dat is een beetje alsof je een vrachtwagen huurt om één brief te bezorgen: hij komt aan, maar je hebt te veel betaald en met de fiets was je sneller klaar geweest. Elke keer dat er een AI aan te pas komt kost dat geld en rekentijd. Bij een paar duizend facturen per maand loopt dat verrassend hard op.

Wil je elke keer hetzelfde antwoord of juist iets nieuws?

Maar de kosten zijn niet eens het belangrijkste. Het grootste misverstand zit ergens anders, in iets dat bijna niemand uitlegt terwijl het in de praktijk alles bepaalt: wil je dat een taak elke keer hetzelfde oplevert of juist iets nieuws? Generatieve AI is gemaakt om steeds opnieuw een antwoord te bedenken, dus als je dezelfde vraag twee keer stelt, is de kans groot dat je twee net iets verschillende uitkomsten krijgt. Bij het schrijven van een conceptmail is dat juist prettig, want dan krijg je een frisse formulering in plaats van iedere keer dezelfde zin. Maar reken er eens een factuurbedrag mee uit. Je wilt niet dat een bedrag 'meestal' klopt en al helemaal niet dat een order de ene keer netjes bij de juiste afdeling belandt en de volgende keer ergens anders, omdat het model die dag toevallig iets anders gokte.

Eerlijk gezegd valt het overgrote deel van wat er in een bedrijf gebeurt in die tweede categorie. Een btw-berekening, een bevestiging die de deur uit moet, gegevens die van het ene systeem naar het andere verhuizen: daarvoor wil je geen creativiteit maar voorspelbaarheid. Een eenvoudig script dat altijd exact hetzelfde doet, is dan betrouwbaarder en goedkoper dan welk AI-model dan ook.

Niet zeker welke welke is? Pak een paar alledaagse taken en gok eerst, voordat je het antwoord checkt.

Waar AI wél het verschil maakt

Dat betekent natuurlijk niet dat AI nutteloos is, integendeel. Er is een hele categorie werk waar het juist het beste gereedschap is dat er bestaat. Het gaat dan bijna altijd om werk dat met taal te maken heeft of met informatie die elke keer net even anders binnenkomt. Denk aan inkomende e-mails sorteren zodat de belangrijke bovenaan komen, een eerste concept-antwoord opstellen dat jij alleen nog even nakijkt, de kern uit een lange offerteaanvraag halen of klantvragen naar de juiste collega leiden. Voor zulke taken valt geen vast regeltje te schrijven, simpelweg omdat geen twee e-mails identiek zijn. Precies daar komt AI tot zijn recht.

Begin bij de taak, niet bij de tool

De grootste fout die ik bedrijven zie maken, is dat ze bij de tool beginnen in plaats van bij het probleem. Ze besluiten dat ze 'iets met AI' willen en gaan daarna pas zoeken naar een plek om het toe te passen, terwijl het andersom veel beter werkt. Begin bij die ene taak die elke week uren opslokt en kijk dan pas welk gereedschap dat het slimst oplost. Soms is dat inderdaad AI, vaak blijkt een eenvoudig script al genoeg en meestal is het een combinatie van allebei.

Vraag je je af welke klus je er als eerste op loslaat? Dat is een vraag op zich. Daar schreef ik hier over: Welke taken automatiseer je als eerste?